MANUAL INTERNO DE TRATAMIENTO DE DATOS DE GERMÁN PLAZAS & CIA. LTDA.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
ARTICULO PRIMERO. GERMÁN PLAZAS & CIA. LTDA., se encuentra comprometido en continuar brindándole servicios con altos niveles de calidad, confianza y responsabilidad, garantizando la seguridad con que da tratamiento a la información que posee en sus bases de datos.
Por lo anterior, y con el fin de dar cumplimiento a lo previsto en la normatividad aplicable en materia de protección de datos personales, incluyendo pero sin limitarse a la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, en su calidad de responsable de tratamiento de datos, adopta el presente manual interno para el tratamiento de la información, el cual se aplicará a los datos personales que los haga susceptibles de tratamiento y que estén registrados en la base de datos de la compañía.
TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS
ARTICULO SEGUNDO. Definición de tratamiento: Conforme a lo previsto en la normatividad aplicable, se considera tratamiento cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Dentro de sus operaciones GERMAN PLAZAS & CIA. LTDA. requiere de algunos datos personales, en el marco de la relación que la vincula con sus clientes, proveedores, contratistas, y demás personas relacionadas con su objeto social, información que corresponde a la estrictamente necesaria para la gestión desarrollada.
ARTICULO TERCERO. Tratamiento al que serán sometidos los datos. Los datos personales objeto de tratamiento, serán utilizados exclusivamente para los siguientes fines:
- Informar sobre los servicios y productos ofrecidos por GERMÁN PLAZAS & CIA. LTDA., relacionados con asuntos jurídico-laborales, de seguridad social y salud ocupacional.
- Informar sobre eventos organizados por parte de Germán Plazas & Cia. Ltda.
- Para el efectivo cruce de información entre el responsable y el titular de la misma (como por ejemplo datos de contacto).
- Envío de productos o servicios adquiridos con la compañía.
- Dar cumplimiento a las obligaciones legal o contractualmente adquiridas por GERMAN PLAZAS & CIA. LTDA.
- Realizar análisis sobre la calidad de los servicios o productos ofrecidos por la compañía.
- Dar el tratamiento autorizado por la normatividad aplicable a los datos personales con que cuente la compañía en la base de datos.
- Informar sobre cualquier tipo de novedades relacionadas con los temas previamente referidos.
- Informar sobre servicios y productos relacionados con los asuntos previamente referidos.
ARTÍCULO CUARTO. Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
- a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
- b) Datos de naturaleza pública;
- c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
- d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
- e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la normatividad aplicable.
ARTICULO QUINTO. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato. Los Titulares podrán en todo momento solicitar al Responsable o Encargado la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
El Responsable y el Encargado deben poner a disposición del Titular mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada.
Si vencido el término legal respectivo, el Responsable y/o el Encargado, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012
DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACION
ARTICULO SEXTO. Derechos de los Titulares. El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
- a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
- b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con La normatividad aplicable;
- c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
- d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto a la normatividad aplicable;
- e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
- f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
ARTÍCULOSEPTIMO. Datos sensibles. Conforme a la normatividad aplicable, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
ARTÍCULOOCTAVO. Tratamiento de datos sensibles. Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
- a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
- b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
- c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
- d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
- e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
ARTICULO NOVENO. De la autorización para el Tratamiento de datos personales sensibles. El Tratamiento de los datos sensibles a que se refiere el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los casos expresamente señalados en el artículo 6 de la citada ley.
En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:
- 1. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
- 2. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
PROCEDIMIENTO Y AREA ENCARGADA DE LA ATENCION DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
ARTICULO DECIMO. Cualquier solicitud de acceso, actualización, supresión o rectificación de datos personales, así como cualquier otra petición, queja, reclamo y/o solicitud de revocatoria de la autorización de tratamiento de datos por parte de algún titular de información contenida en le base de datos de GERMAN PLAZAS & CIA. LTA., podrá ser presentada al siguiente correo electrónico: servicioalcliente@germanplazas.com.
ARTICULO DECIMO PRIMERO. Una vez recibida una solicitud de acceso, actualización, supresión o rectificación de datos personales, así como cualquier otra petición, queja, reclamo y/o solicitud de revocatoria de la autorización de tratamiento de datos, se dará trámite a la misma por el mismo medio por el cual fue recibida, con el fin de dar respuesta en los términos previstos por la normatividad vigente.
ARTÍCULO DECIMO SEGUNDO. Legitimación para el ejercicio de los derechos del Titular. Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por las siguientes personas:
- 1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
- 2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
- 3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- 4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
VIGENCIA
ARTICULO DECIMO TERCERO. El presente manual rige a partir del día 26 de julio de 2013, por un término inicial de 6 meses.
Con el fin de obtener mayor información respecto de la normatividad aplicable en materia de protección de datos personales, el interesado podrá remitirse a la ley 1581 de 2012 así como al decreto 1377 de 2013.
DIRECCION: Carrera 7 No. 32 – 33 oficina 1101 de la ciudad de Bogotá.
CORREO ELECTRONICO: servicioalcliente@germanplazas.com
NUMERO TELEFONICO: 2887209